Организация работ в клининге

клининговая компания

Независимо от того, какой формы собственности предприятие или организация, любое из них затрачивает определенные средства на содержание зданий или помещений и немалую часть из них составляют затраты на уборку. Управляющие объектом недвижимости часто сталкиваются с такими вопросами при организации уборки объекта. Например:
— Сколько необходимо рабочих для уборки объекта?
— Как изменится результат, если изменить задачи уборки или их частоту?
— Из-за снижения бюджета нужно сократить уборочный персонал. Как можно наиболее эффективно уменьшить выполняемые работы по уборке, минимально ухудшая качество уборки, чтобы произвести сокращение?
— Как распределить нагрузку между уборочным персоналом. Как наиболее эффективно это сделать?
— Работник требует сократить объем его работ по уборке, потому что он слишком большой. Как можно доказать что он не прав?
— Сколько чистящих средств действительно нужно для качественной уборки?
— Подрядчик предлагает новую программу уборки с другими химическими средствами и другой периодичностью работ. Как оценить истинную стоимость или расходы?
— Необходимо закупить новое оборудование для уборки. Как определить насколько оно эффективно?

Для того, чтобы ответить на эти и многие другие вопросы, необходимо изначально понимать то, что уборка объекта недвижимости это такой же производственный процесс, как его строительство или ремонт. Невозможно построить здание без проекта, плана работ и сметы затрат. Однако большинство работ по уборке здания выполняются методом проб и ошибок, а иногда вообще отдано на усмотрение уборщиц. Уборочный персонал не должен “рассуждать” когда, где и как убирать. Рабочие должны просто следовать составленному графику и правилам уборки. Владелец объекта недвижимости должен четко знать свои финансовые затраты на уборку и тот результат, который он в итоге получит. Для профессиональной организации работ по уборке на обслуживаемом объекте нужно провести большую подготовительную работу с замерами, расчетами и составлением необходимой документации. Основой организации работ по уборке является их спецификация. Она определяет необходимые процессы уборки и частоту их выполнения, какие участки должны быть убраны и как часто, а также устанавливает нужный стандарт уборки. Для того, чтобы уборщики могли предоставить нужный уровень обслуживания они должны располагать подробной спецификацией, которая в то же время достаточно проста и ясна для выполнения. Нанимаете ли Вы подрядчиков или используете своих рабочих, спецификация работ по уборке необходима, если для этих работ требуется любое существенное финансирование.

Какую роль выполняет спецификация работ по уборке? Она дает многое, например:
— Определяет минимально приемлемые стандарты уборки, которые необходимо достичь.
— Определяет области, которые будут обслуживаться.
— Детализирует, какие работы по уборке должны быть выполнены и их периодичность.
— Создает базу для точного составления бюджета уборочных работ.
— Формирует основу для контракта между клиентом и подрядчиком.

Спецификация клининговых работ является сердцем организации уборочных работ и основой любого предложения на подрядные работы по уборке, независимо от своей величины и сложности. Пробуйте это сделать: возьмите планы здания и распишите спецификацию работ по уборке для всех помещений. Перечислите все работы, используя их правильные названия. Запишите их периодичность, не забывая высокие требования к холлу и приемной, а так же специальные требования для помещений с ЭВМ. Помните, также, о более высоких стандартах для туалетов и кухонной зоны, кожаных стульев в комнате переговоров и специальном уходе, для студии звукозаписи, а также более частой уборке в местах интенсивного движения людей. И, между прочим, убедитесь, что Вы должным образом распределяете бюджет. Если Вы уже боролись с этим испытанием, вы не одиноки. Управляющие объектом недвижимости часто стоят перед этим сценарием, так как ответственность за уборку, в конечном счете, лежит на них. Однако, слишком часто, из-за отсутствия соответствующей подготовки или практического опыта, они могут создавать неадекватные спецификации или хуже, они могут полагаться на уборочный персонал и решать все проблемы по мере их возникновения.

Для создания спецификации работ по уборке, Вам необходимы:
— список секторов и зон обслуживания, содержащий перечень всех этажей, комнат, которые будут обслуживаться, их площадь и тип напольных покрытий в них;
— информация, касающаяся плотности мебели, уровень загрязненности, число элементов, которые будут обслуживаться, и другие важные детали;
— стандартное время для каждой из работ;
— требования к качеству уборки.

При составлении спецификации клининговых работ необходимо избегать расплывчатых выражений, таких как: «по мере необходимости» или «чистый». Это также — как невозможно указать в строительном проекте, что окно нужно «устанавливать при необходимости» или оно должно быть «красивое». Требования должны быть ясно выражены. Частота выполнения работ должна быть указана. Для предъявления требований уборщикам жизненно важно, чтобы клиенты или руководители сами ясно осознавали, как выглядит чистое, привлекательное здание в их глазах. Ясно и четко сформулированные спецификации помогут обеспечить бесперебойную работу по выполнению уборки. Для создания такой спецификации важно вовлечь в подготовительный процесс людей опытных в этих вопросах, а также тех, которые будут управлять выполнением контракта.

Но спецификация это еще не все, что Вам будет нужно для организации и управления работами по обслуживанию объекта. Документация на обслуживание объекта:
1. Глоссарий работ по уборке. Содержит определения всех видов работ по уборке, для взаимного понимания всех участников процесса обслуживания объекта.
2. Общие технические условия и требования к выполнению работ по уборке. Определяют стандарты качества каждого вида выполняемых работ.
3. Спецификация объекта. Состоит из поэтажного плана с кратким описанием каждого помещения по этажам или другим разделяющим отличиям, а так же всех элементов в помещениях, которые необходимо обслуживать.
4. Спецификация прилегающей территории. Включает в себя перечень основных элементов на прилегающей территории, подлежащих обслуживанию.
5. Спецификация работ. Полный перечень всех работ по каждому обслуживаемому элементу с периодичностью и частотой выполнения.
6. Сводная таблица материального обеспечения (оборудование, инвентарь и материалы, рабочая одежда) для каждого уборщика или бригады. Перечень всего материального обеспечения, необходимого для выполнения работ, с указанием стоимости и количества, необходимого на определенный период (как правило, на год).
7. График ежедневных работ. Месячный график всех ежедневных работ. В графике распределены все выполняемые работы по дням недели, а иногда и по времени.
8. Диаграммы выполнения ежедневных работ. Поэтажные планы с графическим отображением порядка действий уборочного персонала, посредством символов, графики и цвета.
9. Технологические карты ежедневных работ по уборке. Карты технологического процесса каждого вида ежедневных работ с указанием необходимого оборудования, инвентаря и материалов, норм времени и пошаговым описанием процесса работы.
10. График периодических работ по уборке. Годовой и квартальный графики всех периодических работ по уборке.
11. Диаграммы выполнения периодических работ по уборке. Поэтажные планы с графическим отображением порядка действий уборочного персонала посредством символов, графики и цвета.
12. Технологические карты периодических работ по уборке. Карты технологического процесса каждого вида периодических работ с указанием необходимого оборудования, инвентаря и материалов, норм времени и пошаговым описанием процесса работы.
13. Расчет затрат на уборку. Сводный расчет всех затрат на выполнение работ по обслуживанию объекта. Включает, в том числе, фонд оплаты труда с учетом работ в ночное время, праздничные дни, социальных выплат и налогов.
14. График и карточки инспекционных осмотров. Определяют периодичность контрольных осмотров выполненных работ, а так же: “что и как”.

Нельзя сказать, что составление организационной документации для работ по уборке — простой процесс. Это трудная и отнимающая много времени работа. Но если Вы сравните время затраченное на организацию работ с финансовыми затратами на работы по уборке за тот период, в течении которого будет обслуживаться объект, тогда Вы поймете необходимость сделать эту работу. В конце концов, лишь с незначительными корректировками процесс обслуживания объекта будет длиться в течение нескольких последующих лет, и тогда Вы сможете сидеть и наслаждаться плодами вашей работы. Владелец будет иметь хорошо убранное здание и фиксированный бюджет на уборку; управляющий процессом сможет легко руководить работой и иметь необходимое финансирование; уборщики и подрядчики будут знать: что, когда и в каком виде от них требуется; новые работники смогут быстро и легко обучаться с использованием диаграмм и технологических карт в качестве визуальной помощи. И в целом весь процесс станет более экономичным, управляемым и прогнозируемым.

Облегчить работу по подготовке организационной документации может профессиональная литература и специализированное программное обеспечение. В Российской федерации вступил в силу Государственный стандарт ГОСТ Р 51870-2002 «УСЛУГИ ПО УБОРКЕ ЗДАНИЙ И СООРУЖЕНИЙ». Стандарт устанавливает общие технические требования к услугам по уборке (внутри и снаружи) зданий и сооружений, прилегающей территории, по уходу за оргтехникой, компьютерами, мебелью, полами, деталями отделки внутренних и наружных поверхностей зданий, сооружений, а также требования безопасности услуг для жизни и здоровья потребителей, сохранности их имущества и охраны окружающей среды. Стандарт распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги по уборке и является основополагающим при разработке нормативных документов на конкретные виды услуг по уходу и уборке.

В. Февралев
Международный Институт по Уходу за Зданиями